Le refus de demande de congés : quelles sont les règles ?

Un salarié qui souhaite demander une période de congés payés à son employeur a la liberté de le faire à n’importe quel moment de l’année. Cette demande doit être adressée selon la taille et le fonctionnement de l’entreprise, au service RH ou directement au supérieur hiérarchique. Même s’il est rare que cela se produise, ce dernier peut, s’il le souhaite et si sa réponse est justifiée, refuser d’accéder à cette demande. 

Dans quelles mesures un employeur peut-il refuser une demande de congés ?  

Dans une société, c’est l’employeur qui fixe les dates de congés. Il peut donc refuser les dates demandées par ses salariés. Cependant, son refus doit obligatoirement être justifié et considéré comme non-abusif. Il dispose de trois types de justification qui sont : 

• La nécessité d’assurer la bonne continuité du service proposé par l’entreprise. L’employeur peut par exemple refuser que plusieurs salariés partent en même temps. 
• Les périodes de forte activité qui nécessitent la présence de tous au sein de l’entreprise. 
• Les circonstances exceptionnelles comme d’importantes difficultés économiques de la société par exemple. 

Attention, aucune liste exhaustive de circonstance exceptionnelle n’existe et c’est un juge qui, en cas de litige sera chargé de décider si la justification est considérée comme acceptable. 

Ce refus justifié doit intervenir au minimum un mois avant (sauf circonstances exceptionnelles) la date prévue de début des congés. L’employeur devra aussi être en mesure de proposer une nouvelle période de congés pour son salarié.  

À noter que le seul type de congés auquel l’employeur ne peut s’opposer est le congé pour évènement familial. En cas de mariage, de PACS, de décès d’un proche, de naissance ou d’adoption, la loi prévoit un nombre de jours minimum que le salarié peut poser. 

Employeurs, pensez à bien répondre à chaque demande !  

Comme le dit la loi : « Le silence vaut acceptation ».  Si un salarié effectue une demande écrite et en bonne et due forme de congés et que celle-ci ne reçoit aucune réponse, il pourra ainsi partir à la date demandée et pour la durée évoquée dans la demande sans que cela ne soit considéré comme une faute. Son absence ne constituera donc pas un abandon de poste et aucun avertissement ne pourra être adressé au salarié. 

En cas de litige, le salarié devra être en capacité de justifier qu’il a correctement formulé sa demande auprès de sa hiérarchie et que plusieurs relances ont été effectuées. S’il ne parvient pas à se justifier et qu’il est quand même parti, son départ pourra alors être requalifié en abandon de poste et justifier son licenciement. 

Notre conseil concernant les demandes de congés est de répondre à tous ses salariés en cas de refus comme en cas d’acceptation. Il est aussi préférable d’échanger par écrit avec ses salariés afin de garder des preuves des demandes et des réponses en cas de litige.