Stages en entreprise : les règles à respecter 

La venue d’un stagiaire au sein d’une entreprise a pour principal objectif d’enrichir sa formation et son expérience professionnelle.  

Les stagiaires peuvent aussi être d’une grande aide pour les organismes d’accueil mais il est important de connaître les règles qui régissent les stages d’étudiants en milieu professionnel. 

À quelles conditions pouvez-vous avoir recours à un stagiaire ? 

• L’obligation de prendre un élève/étudiant en formation 

Un stage a pour première obligation d’être effectué par un élève ou un étudiant en cours de formation. Cette formation doit avoir un volume pédagogique annuel minimum de 200 heures, dont 50 heures doivent être dispensées en présentiel. Attention, toute personne ne répondant pas à ces critères ne peut en aucun cas prétendre à effectuer un stage en entreprise.  

Il est important de savoir qu’un stagiaire n’étant pas considéré aux yeux de la loi comme un salarié, l’organisme d’accueil n’est pas dans l’obligation de réaliser une DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche). 

• Les missions qu’un stagiaire peut réaliser 

Le premier objectif d’un stage est de permettre à un étudiant d’acquérir et de développer des compétences liées à sa formation. Les missions à confier à un stagiaire doivent donc être en lien direct avec le projet pédagogique proposé par l’établissement d’enseignement. 

En conséquence, il est interdit d’avoir recours à un stagiaire pour l’une des raisons suivantes : 

• Le remplacement d’un salarié absent, 

• L’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de salarié, 
• En cas d’accroissement temporaire de l’activité, 
• Afin d’occuper un emploi saisonnier. 

À noter qu’une entreprise est dans l’obligation de garantir la santé et la sécurité de ses salariés et qu’elle ne peut en aucun cas lui confier une mission qui pourrait y porter atteinte. 

Quelles sont les obligations à respecter dans le cadre de l’accueil d’un stagiaire ? 

• Le nombre de stagiaires autorisés 

Chaque entreprise dispose d’un nombre de stagiaire maximum qu’elle peut accueillir en même temps. Ce nombre est fixé en fonction de l’effectif de l’organisme d’accueil. 

Pour les entreprises dont l’effectif est inférieur à 20 salariés, le nombre maximum de stagiaires pouvant être accueillis en même temps est de 3. Ces stagiaires doivent être encadrés par des tuteurs. 

Pour les entreprises dont l’effectif est supérieur à 20 salariés, alors le nombre de stagiaires pouvant être accueillis en même temps est équivalent à 15% de l’effectif. Il est important de noter qu’à l’occasion de stages en entreprises, les employeurs ou salariés effectuant le rôle de tuteur ne peuvent superviser que 3 stagiaires maximum simultanément. 

À titre d’exemple : 

Une entreprise dispose de 65 salariés. 

65 x 0,15 = 9,75. 

L’effectif devant être arrondi au nombre entier supérieur, l’entreprise pourra alors accueillir au maximum 10 stagiaires simultanément. Elle devra confier la supervision de ces stagiaires à minimum 4 personnes 

• Durée du stage et délai de carence 

Il n’existe aucune durée minimale pour effectuer un stage. Le maximum qu’un étudiant peut effectuer par entreprise et par année d’enseignement est de six mois. Cette durée se calcule selon la présence effective de l’élève dans l’organisme d’accueil. Ainsi, sept heures de présence, qu’elles soient ou non consécutives correspondent à une journée travaillée. 22 jours travaillés représentent un mois. 

Attention, un délai de carence doit être respecté par les entreprises qui souhaitent reprendre un autre stagiaire sur un même poste. Il correspond à une durée équivalente à 1/3 de la durée du dernier stage. 

À titre d’exemple : 

Après un stage de 3 mois sur un poste, une entreprise sera dans l’obligation de patienter 1 mois avant de pouvoir reprendre un autre stagiaire sur le même poste. 

• La signature d’une convention 

Pour que le stage soit conforme à la législation, une convention tripartite doit être signée par l’organisme d’accueil, l’établissement pédagogique et l’étudiant. 

Cette convention doit reprendre plusieurs facteurs qui sont : 

• Les compétences professionnelles à acquérir ou à développer pour l’étudiant, 
• Le temps de stage prévu dans la formation, 
• Les activités confiées au stagiaire, 

• Les noms de l’enseignant référent et du tuteur en entreprise, 
• Les dates exactes de début et de fin de période de stage, 
• La durée hebdomadaire de présence au travail, 
• Les conditions d’absence, 
• Le montant du taux horaire de rémunération, 

• Les avantages dont bénéficie le stagiaire, 
• Le régime de protection sociale donc bénéficie le stagiaire. 

En cas de contrôle, un inspecteur du travail peut demander s’il le souhaite une copie des conventions de stage à l’établissement d’enseignement ou à l’organisme d’accueil. 

En cas de stage se déroulant à l’étranger, il est impératif qu’un récapitulatif des règles en vigueur dans le pays en question soit annexé à la convention. 

Les droits et avantages des stagiaires en entreprise 

• La gratification 

Si un étudiant effectue un stage en entreprise d’une durée supérieure à deux mois (soit 44 jours travaillés à raison de 7 heures par jour), une gratification doit alors lui être versée. Son montant minimum est de 3€90 de l’heure. 

Cette gratification peut être versée mensuellement et vous disposez du choix quant à son versement : soit verser chaque mois le nombre d’heures réellement effectuées, soit lisser la gratification sur toute la durée du stage.  

À titre d’exemple : 

Un stagiaire est présent 140 heures le premier mois, 150 heures le second et 154 le troisième. 

Il peut percevoir 546 € le premier mois, 585 € le second et 600 € 60 le dernier. 

L’entreprise peut également faire le choix de lisser les versements. Il percevra au total sur trois mois une gratification de 1 731 € 60 en trois versements égaux de 577 € 20. 

Il est important de noter que si la gratification versée est égale au minimum légal, alors celle-ci ne sera pas assujettie aux cotisations et contributions sociales. Seule la partie excédentaire le sera. 

• Congés & absences 

Si le stage dure plus de deux mois, alors la convention doit prévoir pour l’étudiant la possibilité de prendre des congés ou de s’absenter. 

À savoir qu’il est facultatif de maintenir la gratification durant ces périodes d’absence. 

• Le droit aux mêmes avantages que les salariés 

Durant son stage, l’étudiant doit pouvoir bénéficier des mêmes avantages qui sont octroyés aux salariés. À ce titre, l’organisme d’accueil doit lui permettre : 

• D’avoir le même temps de travail que les salariés, avec les mêmes temps de repos, les mêmes jours fériés, etc, 
• De bénéficier des titres-restaurant ou de l’accès au restaurant d’entreprise si les salariés y ont droit, 

• D’avoir accès aux mêmes activités prévues par le CSE (si l’entreprise en dispose), 
• D’être remboursé des frais engagés personnellement par le stagiaire dans le cadre de l’activité professionnelle, 
• D’être remboursé à minima de la moitié des frais de transport engagés personnellement par le stagiaire au même titre que le remboursement effectué aux salariés. 

Attention, en cas de non-respect des règlementations d’encadrement des stagiaires, l’entreprise s’expose à des sanctions pouvant aller jusqu’à une amende administrative de 2 000 € par stagiaire n’étant pas en conformité. En cas de récidive l’année suivante, l’amende peut être majorée à 4 000 €. 

Vous souhaitez plus de renseignements quant à l’accueil de stagiaires dans votre entreprise ? N’hésitez pas à contacter le collaborateur en charge de votre dossier !