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La venue d’un stagiaire au sein d’une entreprise a pour principal objectif d’enrichir sa formation et son expérience professionnelle.
Les stagiaires peuvent aussi être d’une grande aide pour les organismes d’accueil mais il est important de connaître les règles qui régissent les stages d’étudiants en milieu professionnel.
Un stage a pour première obligation d’être effectué par un élève ou un étudiant en cours de formation. Cette formation doit avoir un volume pédagogique annuel minimum de 200 heures, dont 50 heures doivent être dispensées en présentiel. Attention, toute personne ne répondant pas à ces critères ne peut en aucun cas prétendre à effectuer un stage en entreprise.
Il est important de savoir qu’un stagiaire n’étant pas considéré aux yeux de la loi comme un salarié, l’organisme d’accueil n’est pas dans l’obligation de réaliser une DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche).
Le premier objectif d’un stage est de permettre à un étudiant d’acquérir et de développer des compétences liées à sa formation. Les missions à confier à un stagiaire doivent donc être en lien direct avec le projet pédagogique proposé par l’établissement d’enseignement.
En conséquence, il est interdit d’avoir recours à un stagiaire pour l’une des raisons suivantes :
À noter qu’une entreprise est dans l’obligation de garantir la santé et la sécurité de ses salariés et qu’elle ne peut en aucun cas lui confier une mission qui pourrait y porter atteinte.
Chaque entreprise dispose d’un nombre de stagiaire maximum qu’elle peut accueillir en même temps. Ce nombre est fixé en fonction de l’effectif de l’organisme d’accueil.
Pour les entreprises dont l’effectif est inférieur à 20 salariés, le nombre maximum de stagiaires pouvant être accueillis en même temps est de 3. Ces stagiaires doivent être encadrés par des tuteurs.
Pour les entreprises dont l’effectif est supérieur à 20 salariés, alors le nombre de stagiaires pouvant être accueillis en même temps est équivalent à 15% de l’effectif. Il est important de noter qu’à l’occasion de stages en entreprises, les employeurs ou salariés effectuant le rôle de tuteur ne peuvent superviser que 3 stagiaires maximum simultanément.
À titre d’exemple :
Une entreprise dispose de 65 salariés.
65 x 0,15 = 9,75.
L’effectif devant être arrondi au nombre entier supérieur, l’entreprise pourra alors accueillir au maximum 10 stagiaires simultanément. Elle devra confier la supervision de ces stagiaires à minimum 4 personnes
Il n’existe aucune durée minimale pour effectuer un stage. Le maximum qu’un étudiant peut effectuer par entreprise et par année d’enseignement est de six mois. Cette durée se calcule selon la présence effective de l’élève dans l’organisme d’accueil. Ainsi, sept heures de présence, qu’elles soient ou non consécutives correspondent à une journée travaillée. 22 jours travaillés représentent un mois.
Attention, un délai de carence doit être respecté par les entreprises qui souhaitent reprendre un autre stagiaire sur un même poste. Il correspond à une durée équivalente à 1/3 de la durée du dernier stage.
À titre d’exemple :
Après un stage de 3 mois sur un poste, une entreprise sera dans l’obligation de patienter 1 mois avant de pouvoir reprendre un autre stagiaire sur le même poste.
Pour que le stage soit conforme à la législation, une convention tripartite doit être signée par l’organisme d’accueil, l’établissement pédagogique et l’étudiant.
Cette convention doit reprendre plusieurs facteurs qui sont :
En cas de contrôle, un inspecteur du travail peut demander s’il le souhaite une copie des conventions de stage à l’établissement d’enseignement ou à l’organisme d’accueil.
En cas de stage se déroulant à l’étranger, il est impératif qu’un récapitulatif des règles en vigueur dans le pays en question soit annexé à la convention.
Si un étudiant effectue un stage en entreprise d’une durée supérieure à deux mois (soit 44 jours travaillés à raison de 7 heures par jour), une gratification doit alors lui être versée. Son montant minimum est de 3€90 de l’heure.
Cette gratification peut être versée mensuellement et vous disposez du choix quant à son versement : soit verser chaque mois le nombre d’heures réellement effectuées, soit lisser la gratification sur toute la durée du stage.
À titre d’exemple :
Un stagiaire est présent 140 heures le premier mois, 150 heures le second et 154 le troisième.
Il peut percevoir 546 € le premier mois, 585 € le second et 600 € 60 le dernier.
L’entreprise peut également faire le choix de lisser les versements. Il percevra au total sur trois mois une gratification de 1 731 € 60 en trois versements égaux de 577 € 20.
Il est important de noter que si la gratification versée est égale au minimum légal, alors celle-ci ne sera pas assujettie aux cotisations et contributions sociales. Seule la partie excédentaire le sera.
Si le stage dure plus de deux mois, alors la convention doit prévoir pour l’étudiant la possibilité de prendre des congés ou de s’absenter.
À savoir qu’il est facultatif de maintenir la gratification durant ces périodes d’absence.
Durant son stage, l’étudiant doit pouvoir bénéficier des mêmes avantages qui sont octroyés aux salariés. À ce titre, l’organisme d’accueil doit lui permettre :
Attention, en cas de non-respect des règlementations d’encadrement des stagiaires, l’entreprise s’expose à des sanctions pouvant aller jusqu’à une amende administrative de 2 000 € par stagiaire n’étant pas en conformité. En cas de récidive l’année suivante, l’amende peut être majorée à 4 000 €.
Vous souhaitez plus de renseignements quant à l’accueil de stagiaires dans votre entreprise ? N’hésitez pas à contacter le collaborateur en charge de votre dossier !