Logiciel de caisse certifié : Tout ce que vous devez savoir !

En juin 2017, le ministre de l’Action et des comptes publics (Gérald Darmanin) a annoncé par communiqué de presse que l’obligation de s’équiper d’un logiciel de caisse anti-fraude dès le 1er janvier 2018 allait être simplifiée.

Quelques rappels :

À compter du 1er janvier 2018 les professionnels assujettis à la TVA vont être tenus d’utiliser un logiciel de caisse certifié et sécurisé afin de lutter contre les fraudes à la TVA.

Cette obligation ne s’adresse qu’aux personnes possédant un logiciel de caisse. Le choix de l’utilisation d’un logiciel appartient à chaque assujetti. Vous n’êtes pas obligé de vous équiper d’un tel logiciel si vous n’en possédez actuellement pas.

Logiciels ou systèmes de caisse concernés :

Cette obligation ne prend en compte que les logiciels ou systèmes de caisse dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients n’étant pas assujettis à la TVA (B to C), c’est à dire sans facture. Ainsi, les logiciels ou systèmes enregistrant des opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (B to B) ne sont pas concernés.

Logiciel de gestion commerciale
Pour les logiciels multifonctions (comptabilité, gestion et caisse), la certification ne concerne que les fonctions caisse enregistreuse et encaissement. L’ensemble du logiciel n’a pas à être certifié.

Logiciels monétiques
Ne sont exclus du champ d’application du dispositif que les strict terminaux de paiement. Les logiciels monétiques ou terminaux de paiement quant à eux devront être certifiés.

Logiciels libres ou développés en interne
Tous comme les autres logiciels permettant d’enregistrer des opérations avec des clients en B to C, les logiciels libres ou développés doivent être certifiés.

Entreprises concernées :

Initialement et d’après la doctrine administrative « sont soumis à l’obligation (…) tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public. Cette obligation concerne donc également les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA ».

Cependant, suite à la mesure d’assouplissement, ne rentre plus en compte les assujettis relevant de la franchise en base ou ceux exonérés de TVA.

Concernant les sociétés relevant du e-commerce, ne sont concernées que les entreprises qui enregistrent elles-mêmes les règlements de leurs clients. Celles passant par des plate-formes sécurisées de paiement (PSP) ne sont pas impactées.

Les succursales et filiales de société étrangères font partie du périmètre d’application de l’obligation. À l’inverse, les sociétés étrangères immatriculées à la TVA mais établies hors France ne sont pas concernées.

Quelles conditions doivent respecter les logiciels ou systèmes de caisse ?

Quatre principales conditions sont à respecter :

Inaltérabilité des données (de la commande jusqu’au règlement) : c’est à dire que le logiciel ou système empêche la suppression ou la modification de données validées et détecte toute modification apportée. Le logiciel doit être en capacité de fournir une fonctionnalité permettant de suivre les modifications.

Sécurisation des données : il s’agit ici de s’assurer que les données enregistrées ne peuvent plus être modifiées sans trace.

Conservation et archivage : l’ensemble des données de transaction doivent être conservées dans le système de caisse et archivées. Une fois ces opérations archivées elles peuvent être purgées.
Il existe des échéances pour ces opérations. Concernant la conservation des données, le logiciel de caisse doit prévoir obligatoirement une cloture journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice si celui-ci n’est pas calé sur l’année civile). Pour l’archivage, le logiciel doit permettre aux données d’être archivées annuellement ou par exercice.

Comment justifier du respect de ces conditions ?

Vous devez vous adresser à l’éditeur de votre logiciel de caisse afin que celui-ci vous fasse parvenir une attestation garantissant les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage. Ce document devra être présenté aux agents de l’administration fiscale lors d’un contrôle inopiné ou d’une vérification de comptabilité.

Si votre logiciel est développé en interne, un certificat doit vous êtes délivré par un organisme accrédité (sauf si votre activité est la création de logiciels de comptabilité).
Deux organismes sont accrédités par le COFRAC (instance nationale d’accréditation) :

• AFNOR certification
• Laboratoire National de Métrologie et d’Essais

L’attestation n’a pas à être renouvelée tous les ans mais devra l’être en cas de changements mineurs ou majeurs apportés au logiciel.

Si vous disposez de plusieurs systèmes de caisse déployés sur différents points de ventes mais que ces logiciels sont en tout point identiques, une seule attestation est suffisante.

Absence d’attestation :

Si vous n’êtes pas en capacité de présenter cette certification, vous encourrez une amende de 7500€ par logiciel de caisse concerné. Cette amende est de nouveau applicable si l’attestation ne peut toujours pas être présentée dans un délai de 60 jours.

Pole Sud vous accompagne dans ces démarches. Pour plus d’informations, contactez-nous.

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